Dentro del documento en sí, encontramos texto e imagen, y puede incluir hiperenlaces semejantes a los de una página web; pueden enlazar con cualquier tipo de documento digital, páginas web incluidas. Las principales ventajas que ofrece un documento PDF residen en que el formato original que el autor o diseñador decidió utilizar en el documento se mantiene inalterable, tanto por lo que respecta al diseño de la página como la tipografía o el color, y con independencia del sistema operativo. A diferencia de las páginas web, estos aspectos no se ven modificados por las preferencias del usuario o lector. Además, un archivo PDF puede contener imágenes vectoriales que no pierden calidad al aumentar el detalle con que leemos (el equivalente a esta capacidad en las páginas web está en los ficheros de flash).

Las características del formato PDF responden al código empleado para generar un documento, que se basa en el lenguaje PostScript de programación, diseñado para la definición de páginas destinados a sistemas de impresión de alta definición. Un fichero PDF puede configurarse de muchas maneras, optimizando su tamaño según vaya para una imprenta, se distribuya de forma electrónica o en Internet, o esté previsto incorporarlo a un CD-ROM... 

Los tipos de letra que utilicemos en el documento pueden incrustarse (siempre que el fabricante de la fuente lo permita.) Así, el tamaño del fichero PDF aumenta en proporción a las fuentes que se incorporen, pero podemos estar seguros de que se conservarán intactos todos los atributos tipográficos del documento. Para evitar que el tamaño aumente demasiado, Acrobat permite incrustar un sub-juego de los caracteres, con la información necesaria para dibujar en pantalla sólo aquellos que figuran en el documento. Las fuentes más cómodas para la incrustación son las Type 1: no hace falta que estén instaladas en el sistema, basta con que estén activadas (cargadas en memoria) en el momento de crear el PDF, y se indique en qué carpeta están los ficheros correspondientes.

¿Cómo se crea un documento PDF?

La mejor solución para publicar digitalmente en Acrobat-PDF es, naturalmente, tener el programa específico de Adobe: Acrobat. Dado que este tiene un costo elevado, tal opción sólo se tiene en cuenta si el objetivo es producir gran cantidad de proyectos. Acrobat es un paquete que incluye diferentes utilidades para poder crear y modificar documentos PDF. La pieza clave, el Acrobat Exchange, es un programa con una interfaz semejante a Acrobat Reader, pero con más opciones para retocar los contenidos, añadir índices y miniaturas, y otras opciones de edición.

Acrobat Distiller y PDF Writer, componentes de dicho programa, funcionan como impresoras del sistema. Cuando se tiene un documento listo desde cualquier aplicación, entre las opciones de impresoras se elige el Distiller o el PDF-Writer. En lugar de imprimir físicamente, estos programas generan el código postscript necesario para la creación del fichero pdf. Ambos programas tienen diferentes opciones para configurar la salida: tamaño de página, compresión de las imágenes...

En general, PDF Writer es más simple en su manejo y permite también la incrustación de fuentes (embedding): pero no sirve si el propósito es incluir gráficos vectoriales EPS. Distiller admite más parámetros de configuración y localiza automáticamente las fuentes Type 1 para su incorporación al documento. Basta con indicarle al programa en qué carpetas del sistema se encuentran las fuentes para que “recoja” las necesarias.

Crear ficheros PDF sin tener Acrobat: También es posible: existen muchos programas que incluyen un filtro de exportación (e incluso de importación) para este tipo de archivos. CorelDraw es uno de ellos, quizás sin el grado de control que permite Acrobat, pero no está nada mal. También existen utilidades gratis para generar PDF, como el HTMLDoc , un programa gratis que genera un PDF a partir de la o las páginas web que le indiquemos. La ventaja que tiene esta conversión es que en un sólo fichero se incluyen todas las imágenes, enlaces internos, etc., de un conjunto de archivos, y cómo da opción interesante para transportar páginas Web de una computadora a otra. 

Cuándo y cómo cabe utilizar el PDF

Los documentos portátiles PDF están pensados para la distribución electrónica de ficheros, sea a través de la  red,  en forma de CD-ROM o en otros soportes. Los archivos mantienen fielmente, como hemos comentado, el diseño de página ideado originalmente. Pero esto también es lo que se pretende con las páginas web. Entonces, ¿en qué supera un documento PDF a uno en HTML, es decir, una página web? Hasta que aparecieron las versiones 4 de los navegadores, las ventajas del formato PDF sobre las páginas web eran evidentes; en las primeras versiones de los navegadores, para empezar, no era posible asegurar que el lector vería la página con el tamaño, color y tipo de fuente elegidos por el diseñador; y las posibilidades de diseño de página web eran francamente limitadas. Los primeros editores web, a principio de los años 90, ni siquiera permitían colocar el texto en tablas, la principal forma de maquetar de las páginas actuales. No había tampoco manera de controlar la tipografía con que se mostraría la página, y los gráficos debían ser necesariamente mapas de bits (GIF y, posteriormente, también JPG.) Todo esto daba un margen muy amplio a los ficheros de Acrobat como forma ideal de distribuir documentos en formato idéntico al original, y con mucha más flexibilidad.

Estos últimos años, sin embargo, con las versiones 4 y posteriores de los navegadores, la situación ha cambiado totalmente, y la distancia entre los dos formatos se ha reducido mucho. Ahora una página web puede diseñarse con mayor flexibilidad; se pueden elegir las fuentes que se deseen e incrustarlas en el documento; se pueden añadir gráficos vectoriales compactos e interactivos (Flash) y en suma, la idea del diseñador puede respetarse mucho más fielmente a través del proceso de creación de páginas web. Aún así existen algunos problemas derivados de la falta de control del tamaño físico de las páginas al imprimir, el posicionamiento correcto de los elementos, y otras cuestiones que nos llevan de nuevo a la necesidad de un formato como el PDF, que nos ofrece todas las garantías de una absoluta consistencia entre el documento original y el que el lector obtiene en pantalla o impreso. Con Acrobat, para que se muestre debidamente el documento, no hay dependencia de programas adjuntos (o plugins), de poseer o no la última versión, o de una determinada configuración del navegador. Por otro lado, para transferir o transportar un fichero de Acrobat, la información está toda contenida en un solo .PDF en lugar de estar repartida en varios archivos y tal vez carpetas, como regularmente es el caso de las páginas en HTML. La incorporación de fuentes a las páginas web ha sido hasta ahora un proceso sin demasiadas garantías y, en el mejor de los casos, bastante laborioso. En contraste, para crear un documento PDF que incorpore las fuentes necesarias, el programa lo hace automáticamente y sin problemas.

En el mundo de la imprenta, el PDF ha ganado otro terreno de aplicación: muchos diseñadores ahora crean ficheros Acrobat para entregar sus trabajos al servicio de impresión. Si se configura debidamente, el impresor tendrá en ellos todo lo que necesita para imprimir correctamente el diseño previsto. En las oficinas, la generación de documentos PDF ayuda a reducir la cantidad de formularios y demás documentos que deben almacenarse y archivarse.

Consejos y ejemplos interesantes del uso de PDF.

Veamos algunas aplicaciones para las cuales el formato PDF es ideal: estos son simplemente ejemplos reales, aquello que se hace actualmente con el formato de Acrobat.

Formularios. Cuando se desea distribuir electrónicamente un formulario que se respete escrupulosamente, PDF es la solución. Muchas instituciones editan una versión electrónica de sus publicaciones oficiales y la distribuyen en forma de CD-ROM o a través de la red. Así, una persona que, por ejemplo, necesite un formulario determinado, puede bajárlo de Internet, ahorrando el viaje a una dependencia oficial sólo para recogerlo. Con Acrobat, la empresa o la administración se asegura de que el formulario que se imprima será idéntico al modelo oficial.

Libros. Es fascinante cómo se puede recuperar la herencia del pasado, en una maravillosa combinación del mundo del papel y el mundo de los bits. Ahora empieza a trabajarse en serio en los e-books, un formato de libro electrónico donde aún hay mucho que decidir, pero parece que un sistema como el PDF tiene muchas posibilidades de convertirse en un estándar.

Crear un ezine. Si queremos publicar una revista electrónica, un ezine, la forma más simple es hacerlo en forma de página web. Pero si tiene especial importancia el formato, la tipografía..., podemos recurrir a Acrobat. Tenemos una magnífica muestra, sin ir más lejos, en la propia publicación de Adobe Magazine, una revista de diseño.

Presentaciones y material educativo para la pantalla. Acrobat puede ser una herramienta para la creación de presentaciones, semejante a PowerPoint. Tiene una serie de ventajas claras: el control de la transición entre páginas, hiperenlaces, flexibilidad en la incorporación de gráficos y fuentes y maquetación..., y además, el diseño se puede realizar en cualquier aplicación, para después crear el documento PDF.

Presentación de originales a una imprenta: otro ejemplo citado antes. Dado que PDF está basado en el lenguaje estándar de impresión  de calidad, el PostScript, y que las fuentes Type1 también están basadas en PostScript,  se trata de un formato fiable, respaldado por una larga experiencia de uso profesional.

Crear catálogos de fuentes o de gráficos. Muchas webs proporcionan catálogos de sus productos en forma de PDF. La ventaja que esto tiene es que el visitante se ahorra un largo recorrido por diferentes secciones de la web para ver los productos. Descarga un solo fichero y después, offline, lo examina en detalle.

Libros de texto a la carta. Una buena idea para una editorial: vender libros con formato a la carta. El visitante paga una cantidad por el texto y elige cómo quiere descargarlo. Unos pueden elegir texto simple, otros pueden escoger un tipo determinado de letra y con ilustraciones o sin ellas. Una vez elegidas las opciones, en la editorial crean el libro personalizado, en forma de fichero de Acrobat y se deja listo para descargar, con una contraseña que se facilita después del cobro.

Crear un solo documento PDF para recopilar un conjunto de páginas Web. Una buena manera de transportar un conjunto de páginas en HTML. Esta es una magnífica idea, por ejemplo, para crear una presentación de una web. Basta crear un único fichero PDF, que incluirá todo el texto y las imágenes. Esto se hace fácilmente con Acrobat. Incluso tiene la capacidad (que encontramos en programas como WebReaper) de descargar una web entera, o las partes que se le indiquen, y seguir enlaces externos, para, a continuación, crear un solo documento PDF con todo correctamente colocado.

Recursos sobre PDF

La primera página que conviene visitar es la de Adobe, el creador del formato PDF y de Acrobat. Allí podemos bajar gratis la última versión de Acrobat Reader y obtener información general y sugerencias sobre PDF. También tienen un motor de búsqueda en la web de documentos PDF.

From Paper to Web es un muy interesante manual sobre la creación de documentos digitales. Un buen libro que puede, o al menos hasta hace poco podía descargarse gratis, en formato PDF, desde las páginas de Adobe Press. Se trata de un buen regalo.

Pure PDF, PDF Planet y PDF Universe son webs dedicadas a todo lo relacionado con PDF, que ofrecen, entre otras cosas, interesantes ideas, enlaces y programas relacionados con la creación y manipulación de archivos de Acrobat.

Octavo es una editorial muy particular. Un ejemplo magnífico de las aplicaciones de las nuevas tecnologías, y del enlace insospechado entre el futuro y el pasado. Reeditan digitalmente ediciones antiguas de libros —obras que son muy valiosas o piezas de coleccionista. Utilizan el formato PDF para reproducir fielmente las imágenes, la tipografía, la textura del papel..., pero por otro lado el texto y las imágenes son completamente editables (se pueden copiar, buscar palabras...) e incluye índice con hiperenlaces y miniaturas. F-a-s-c-i-n-a-n-t-e. Una visita obligada.

Descargar WebReaper:
http://www.webreaper.net/download.html 
Descargar Adobe Acrobat Reader 5: http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html
Adobe Magazine:
http://www.adobe.com/products/adobemag/pastissues.html